Документационное обеспечение делового общения

Документационное обеспечение делового общения

1. Документирование управленческой деятельности в государственных и муниципальных органах

  • Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая документационное обеспечение государственных и муниципальных органов
  • Классификация документов. Государственные стандарты на унифицированные системы документации
  • Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков
  • Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец
  • Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов
  • Организация делопроизводства по работе с обращениями граждан

2. Организация документооборота в государственных и муниципальных органах

  • Организация работы с документами. Характеристики документооборота
  • Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения
  • Справочно-информационная работа. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел
  • Подготовка документов к передаче на архивное хранение и уничтожение дел

3. Секретное делопроизводство и организация работы с конфиденциальной информацией в государственных и муниципальных органах

  • Документы, регламентирующие работу с секретной и конфиденциальной информацией.
  • Состав конфиденциальной информации. Порядок ведения специального делопроизводства.

По окончании семинара участники получат комплект информационно-методических материалов.

Как с нами связаться:

Подать заявку и получить дополнительную информацию можно заполнив ниже бланк заказа, а также

Источник:
Документационное обеспечение делового общения
1. Документирование управленческой деятельности в государственных и муниципальных органах Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая
http://assistant.cursus.ru/doc.html

Документационное обеспечение делового общения

Документ об образовании

Государственный диплом о среднем профессиональном образовании

Срок действия государственной аккредитации

Деятельность специалиста направленна на формирование, продвижение и реализацию туристского продукта, организацию комплексного туристского обслуживания.

Наши выпускники работают турагентами, туроператорами, экскурсоводами, менеджерами.

Дисциплины и междисциплинарные курсы, предлагаемые к изучению:

Общепрофессиональные дисциплины

Профессиональные модули

  • Организация туристской индустрии
  • Иностранный язык в сфере профессиональной коммуникации
  • Безопасность жизнедеятельности
  • История и культура Северо-Западного региона России
  • Правовое обеспечение профессиональной деятельности
  • Предоставление экскурсионных услуг
  • Страноведение
  • Туристское регионоведение
  • Предоставление экскурсионных услуг
  • Предоставление турагентских услуг
  • Предоставление услуг по сопровождению туристов
  • Предоставление туроператорских услуг
  • Управление функциональным подразделением организации

Занятия проводят высококвалифицированные преподаватели колледжа и высших учебных заведений.

Выпускники колледжа имеют возможность продолжить обучение в вузах Санкт-Петербурга по ускоренным программам.

Основная образовательная программа: 2016 2017

Все дисциплины и междисциплинарные курсы обеспечены соответствующими методическими рекомендациями.

Источник:
Документационное обеспечение делового общения
Документ об образовании Государственный диплом о среднем профессиональном образовании Срок действия государственной аккредитации Деятельность специалиста направленна на формирование,
http://rktk.org/rktk_new/index.php?option=com_content&view=article&id=16&Itemid=134

Документационное обеспечение управления

Культура речи как экономическая категория. Специфические особенности делового общения. Понятие «речевой этикет», формулы обращения в разговоре. Структура делового письма, основные требования к его составлению. Некоторые принципы создания текста для факса.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Понятие «речевой этикет». Формулы обращения

2. Деловое письмо, его структура

3. Создание текста для факса. Основные требования к нему

Список использованной литературы

Слово этикет (от французского etiquette — ярлык, этикетка) определяется как совокупность правил поведения. Касающихся отношения к людям (обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в общественных местах, манеры, одежда).

Речевой этикет — это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяются его разновидности:

— церковный (православный) этикет

— служебный (деловой) этикет

Различные виды этикета представлены системой различных этикетных формул: Ваше преосвященство (церковному служителю высокого сана) и товарищ генерал (в старой русской армии Ваше превосходительство). Однако общим принципом использования этикетных средств в любой сфере общественной жизни остается принцип вежливости.

В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер. Этикет это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Речевой этикет и культура общения — не слишком популярные понятия в современном мире. Один посчитает их чересчур декоративными или старомодными, другой и вовсе затруднится ответить на вопрос, какие формы речевого этикета встречаются в его повседневной жизни.

Между тем, этикет речевого общения играет важнейшую роль для успешной деятельности человека в обществе, его личностного и профессионального роста, построения крепких семейных и дружеских отношений.

1. Понятие «речевой этикет». Формулы обращения

Речевым этикетом называют систему требований (правил, норм), которые разъясняют нам, каким образом следует устанавливать, поддерживать и прерывать контакт с другим человеком в определённой ситуации. Нормы речевого этикета весьма разнообразны, в каждой стране присутствуют свои особенности культуры общения.

Может показаться странным, зачем нужно разрабатывать специальные правила общения, а затем придерживаться их или нарушать. И всё же речевой этикет тесно связан с практикой общения, его элементы присутствуют в каждом разговоре. Соблюдение правил речевого этикета поможет грамотно донести свои мысли до собеседника, быстрей достигнуть с ним взаимопонимания.

Овладение этикетом речевого общения требует получения знаний в области различных гуманитарных дисциплин: лингвистики, психологии, истории культуры и многих других. Для более успешного освоения навыков культуры общения используют такое понятие, как формулы речевого этикета.

Формулы речевого этикета

Базовые формулы речевого этикета усваиваются в раннем возрасте, когда родители учат ребёнка здороваться, говорить спасибо, просить прощения за проделки. С возрастом человек узнаёт всё больше тонкостей в общении, осваивает различные стили речи и поведения. Умение правильно оценить ситуацию, завести и поддержать разговор с незнакомым человеком, грамотно изложить свои мысли, отличает человека высокой культуры, образованного и интеллигентного.

Формулы речевого этикета — это определённые слова, фразы и устойчивые выражения, применяемые для трёх стадий разговора:

— начало разговора (приветствие/знакомство)

— заключительная часть разговора

1.Начало разговора и его завершение

Любой разговор, как правило, начинается с приветствия, оно может быть вербальным и невербальным. Очередность приветствия также имеет значение, младший первым приветствует старшего, мужчина — женщину, молодая девушка — взрослого мужчину, младший по должности — старшего.

В завершение разговора используют формулы прекращения общения, расставания. Эти формулы выражаются в виде пожеланий (всего хорошего, всего доброго, до свидания), надежд о дальнейших встречах (до завтра, надеюсь на скорую встречу, созвонимся), либо сомнений в дальнейших встречах (прощайте, не поминайте лихом).

2.Основная часть разговора

Вслед за приветствием начинается разговор. Речевой этикет предусматривает три основных типа ситуаций, в которых применяются различные речевые формулы общения: торжественная, скорбная и рабочая ситуации. Первые фразы, произнесенные после приветствия, называют зачином разговора. Нередки ситуации, когда основная часть разговора состоит только из зачина и следующего за ним окончания разговора.

Торжественная атмосфера, приближение важного события предполагают использование речевых оборотов в форме приглашения или поздравления. Обстановка при этом может быть как официальной, так и неофициальной, и от обстановки зависит, какие формулы речевого этикета будут использованы в разговоре.

Скорбная атмосфера в связи с событиями, приносящими горе, предполагает соболезнование, выраженное эмоционально, не дежурно или сухо. Помимо соболезнования, собеседник часто нуждается в утешении или сочувствии. Сочувствие и утешение могут иметь формы сопереживания, уверенности в благополучном исходе, сопровождаться советом.

В повседневности, рабочая обстановка также требует применения формул речевого этикета. Блестящее или, наоборот, ненадлежащее выполнение поручаемых заданий может стать поводом для вынесения благодарности или порицания. При выполнении распоряжений сотруднику может понадобиться совет, для чего будет необходимо обратиться с просьбой к коллеге. Также возникает необходимость одобрить чужое предложение, дать разрешение на выполнение или мотивированный отказ.

Просьба должна быть предельно вежливой по форме (но без заискивания) и понятной адресату, обращение с просьбой — деликатным. При обращении с просьбой желательной избегать отрицательной формы, использовать утвердительную. Совет надо давать некатегорично, обращение с советом будет побуждением к действию, если он дан в нейтральной, деликатной форме.

За выполнение просьбы, оказание услуги, полезный совет принято выражать собеседнику благодарность. Также важным элементом в речевом этикете является комплимент. Он может употребляться в начале, середине и по завершении разговора. Тактичный и вовремя сказанный, он поднимает настроение собеседника, располагает к более открытой беседе. Комплимент полезен и приятен, но только если это искренний комплимент, сказанный с естественной эмоциональной окраской.

2. Деловое письмо, его структура

Деловое письмо — это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации — автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Типовая внутренняя структура делового письма

Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:

заголовок. Это тема письма, которая в краткой форме определяет его цель.

Например, «Касательно заказа на поставку запчастей», «Об изменении цен на продукцию».

Лучше употреблять персональное обращение, по возможности постарайтесь узнать и указать фамилию либо должность адресата.

Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека.

Краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо.

Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

Основная часть. Изложение основной сути делового письма. Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. — в зависимости от темы письма.

Заключение — вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом.

Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись — фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.

Таким образом, вступление, основная часть и заключение — три основных составляющих в структуре делового письма.

3. Создание текста для факса. Основные требования к нему

Сегодня деловые письма нередко отправляют по факсу. В этом случае краткость еще более важна, чем при почтовой переписке. Крайне желательно ограничиться одним листом. Необходимо указать номер своего факса для связи и поставить номер факса партнера перед названием фирмы и фамилией адресата. На официальных бумагах, отправляемых по факсу, ставятся печать и подпись ответственного лица. Отправлять факсы по два раза, для гарантии, — моветон. Рекомендуется перезвонить и спросить, получено ли сообщение и хорошо ли оно читается.

При отправке факсов самое главное требование — краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса — когда он помещается на одном листе машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того чтобы послать факс, необходимо:

— Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.

Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности.

При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги — светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип, а в некоторых случаях — имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Специалист в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать. Нужно помнить, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

— Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.

— Проставить номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию, и имя адресата.

— На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

деловое общение речевой этикет

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что непринятым.

Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем». Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

Список используемой литературы

1. Акиншина А.А., Формановская Н.П. Русский речевой этикет. — М.: Русский язык, 1978

2. Гольдин В.Е. Речь и этикет. — М.: Просвещение, 1993

3. Снелл Ф. Искусство делового общения. — М., Прогресс, 1990

4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. — 5-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. — 320 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство — Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.

6. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов — Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.

7. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002.

8. Колтунова М.В Язык и деловое общение. М.: Экономическая литература. -2002

Размещено на Allbest.ru

Историческое становление культуры общения. Основные цели общения. Культура общения и этикет. Определение понятия «культура общения». Культура речи и деловое общение. Функции управления персоналом. Рекомендации по ведению делового общения для менеджеров.

курсовая работа [104,4 K], добавлен 20.01.2016

Понятие и основные функции общения. Управление деловым общением. Обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата. Основные этапы, цели, принципы и формы делового общения. Основные стили делового общения.

курсовая работа [50,4 K], добавлен 01.01.2012

Понятие и содержание делового общения, его структура и требования, особенности. Классификация делового общения: устное — письменное, диалогическое — монологическое, межличностное – публичное, непосредственное – опосредованное, контактное – дистантное.

презентация [560,8 K], добавлен 20.10.2013

Этический анализ практической ситуации на примере видов делового общения. Деловые и этические принципы современного предпринимателя. Основные принципы и правила делового этикета в туризме, особенности его вербальных основ. Психологические приемы этикета.

курсовая работа [82,0 K], добавлен 20.11.2014

Назначение, виды, требования к составлению и оформлению служебного письма. Составление и оформление приказа по основной деятельности в данной управленческой ситуации. Классификация деловых писем и составление письма-претензии. Формы изложения текста.

контрольная работа [21,3 K], добавлен 05.08.2015

Понятие и содержание делового общения и особенности исследования данного явления в теориях Л.Г. Чернышевой, В.Е. Ревы, М.С. Узериной, Л.Г. Титовой и Д.М. Рамендина. Сравнительный анализ различных подходов к сущности и классификации делового общения.

курсовая работа [43,6 K], добавлен 14.04.2014

Одежда как атрибут делового человека. Правила ношения костюма. Культура приветствия и общения. Особенности поведения мужчины и женщины. Имидж как объект делового общения. Разработка имиджмейкером стратегии и техники эффективного формирования имиджа.

презентация [1,2 M], добавлен 02.03.2013

Современный деловой этикет как экономическая категория и один из элементов профессиональной стратегии. Сложившиеся нормы нравственности. Этические нормативы делового общения и поведения. Нравственные эталоны и образцы поведения руководителя и сотрудника.

реферат [16,7 K], добавлен 17.02.2012

Понятие делового общения как составной части организации управления кадрами. Правила делового этикета. Основы построения служебных отношений. Функции и принципы организации делового общения, невербальная коммуникация как важная часть служебных отношений.

презентация [4,9 M], добавлен 02.03.2013

Классификация видов делового общения. Принципы этики делового общения и анализ методов влияния или воздействия на людей. Влияние личностных качеств и темперамента на общение. Классификация собраний и совещаний по их назначению в теории менеджмента.

реферат [26,0 K], добавлен 21.06.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.

Источник:
Документационное обеспечение управления
Культура речи как экономическая категория. Специфические особенности делового общения. Понятие
http://revolution.allbest.ru/management/00261726_0.html

Документационное обеспечение управления

Культура речи как экономическая категория. Специфические особенности делового общения. Понятие «речевой этикет», формулы обращения в разговоре. Структура делового письма, основные требования к его составлению. Некоторые принципы создания текста для факса.

Понятие делового общения, его цели, участники и значение в профессиональной компетенции менеджера и руководителя. Основные специфические особенности делового общения. Характерные особенности деловой речи. Характеристика основных видов делового общения.

реферат, добавлен 06.05.2009

Деловое общение и его виды, культура речевой деятельности. Композиция и стили текста, коммуникативная целесообразность речи. Этапы подготовки публичного выступления. Типы речевых актов в деловом общении. Правила ведения делового телефонного разговора.

учебное пособие, добавлен 26.09.2017

Основные правила построения деловой беседы, особенности подготовки к ней. Деловой этикет как комплекс норм поведения. Классификация деловых совещаний, планирование их проведения. Этапы и фазы делового общения. Специфические особенности делового общения.

курсовая работа, добавлен 26.01.2012

Закономерности и тактика делового общения. Социально-психологический анализ общения и виды межличностных отношений. Этикет и культура поведения делового человека. Общее этические принципы, особенность правил вербального этикета и общения по телефону.

курсовая работа, добавлен 07.12.2014

Правила составление и оформления делового письма, его структура. Особенности использования официально-делового стиля в официальной переписке. Употребление языковых формул в деловой речи. Виды деловых писем, их значение, особенности и характеристика.

реферат, добавлен 27.11.2013

Сущность, понятие и предназначение делового общения. Характеристика видов делового общения, их отличительные черты. Влияние личностных качеств на общение, особенности диалогового общения. Описание групповых форм делового общения, общие положения беседы.

реферат, добавлен 30.10.2016

Понятие имиджа, его отличительные черты. Особенности имиджа делового человека: требования к внешнему облику, отличия в деловом имидже мужчин и женщин. Тактика общения делового человека и требования к ней. Нормы и правила делового этикета и этики.

реферат, добавлен 27.02.2009

Логические особенности делового общения. Законы логического общения и разговорные ошибки в деловом разговоре. Эффект первых фраз. Принципы ассоциативности и экспрессивности. Информационная манера коммуникативного общения. Эффект визуального имиджа.

реферат, добавлен 03.10.2013

Сущность и виды делового общения, его функции, особенности и компоненты культуры. Классификация делового общения по статусу участников, последствиям, характеру и содержанию. Отличия делового и дружеского общения. Основные заповеди делового человека.

презентация, добавлен 16.09.2013

Проблема общения-коммуникации в философских и психолого-педагогических трудах. Особенности и специфика делового общения. Основные составляющие делового общения. Залог успеха делового человека. Основные компоненты современной культуры делового общения.

Источник:
Документационное обеспечение управления
Культура речи как экономическая категория. Специфические особенности делового общения. Понятие
http://allbest.ru/o-2c0a65635a3bd68b5d43a89421216d37.html

COMMENTS