Служебно деловое общение

Правила деловой переписки

Другая важная часть делового этикета — служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивиду­ально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, кон­кретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предпо­лагает определенную долю творчества, но тем не менее, сущест­вуют и общие правила деловой переписки. Подробно об этом вы можете почитать в специальной литературе. Мы же попытаемся обозначить наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка — это общение в миниатюре, овладение ею — это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая де­ловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, по­вышению квалификации, установлению прочных связей с по­требителями.

Одно из главных требований к письму — оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше — на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требо­вание к письму. Старайтесь избегать в деловом письме много­сложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы ос­новные мысли автора. Лаконичные письма, написанные одно­сложными словами, характеризуют пишущих как хороших собе­седников, владеющих искусством общения. В письмам не долж­но быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаще всего пользу­ются в странах Востока.

Письмо должно отражать индивидуальность ав­тора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т.д. Это еще одно требование к служебному письму.

Но даже при таком, казалось бы стандартном подходе, ос­тается большой простор для творчества. Прежде всего думайте об адресате, старайтесь узнать его интересы, в свою очередь приложите силы, чтобы заинтересовать его, так доне­сти до него суть вопроса, чтобы ваше письмо запомнили. По­может вам решить эти и другие проблемы. чувство юмора. Письмо, написанное с чувством юмора, как правило, быстрее читается и прочнее запоминается. Оно поможет завоевать бу­дущего клиента. Такое письмо показывает получателю, что его готовила личность.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, про­изводимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте време­ни, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, от­ложите его отправку еще некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные вы­ражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Особенно важно соблюдение этого правила при ответах на жалобы клиентов. Не стремитесь отписаться, отделаться от клиента — это непрости­тельная ошибка. Недовольство клиента работой фирмы распро­страняется в 100 раз быстрее, чем добрая слава о ней.

Постарайтесь начинать письмо дружески — это вызы­вает у получателя добрые чувства к автору. Личностные штрихи придадут вашему посланию большую значимость. Этому способ­ствует также разговорный стиль письма.

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

  • Торговые соглашения, сделки и другая подобная коррес­понденция.

Ответные письма с благодарностью. Поздравления. Извинения.

Требования и запросы. Соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две катего­рии: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

  • распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему рас­порядку учреждения, правила работы;
  • благодарности и поздравления;
  • напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

В неформальной деловой переписке часто используются со­кращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчи­вый, изумительный, прекрасный и т.п., сближают автора письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние, пока­зывают, насколько объективен или субъективен автор письма, может быть, он готовил его, руководствуясь лишь эмоциями.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его тревожат ? Каковы его финансовые соображения ? Были ли у него раньше какие-либо проблемы, которые беспоко­ят его до сих пор? Какие у него цели ?

И еще один немалозначащий момент: письмо должно стро­иться по схеме: внимание — интерес — просьба — действие.

Надо только помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариан­тов, тем больше вероятность успеха.

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу:

Старайтесь проводить совещания регулярно: в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении (комнате, зале). В противном случае вам никогда не удастся всех собрать.

Прежде чем принять решение о проведении совещания, за­дайте себе следующие вопросы:

Нужно ли это совещание? Что вы хотите на нем решить?

Нельзя ли решить эти вопросы лично вам ?

Сколько человек, кого конкретно пригласите на него ?

Сколько времени потребует обсуждение вопроса ?

Для ответственного совещания, заседания свою речь, доклад готовьте сами. Не отводите себе роль озвучивающего средства. Специалисты сразу же поймут, владеете ли вы той или иной проблемой. Завершая совещание, сами подведите итоги, соотне­сите окончательное решение с поставленными задачами, кор­ректно оцените прозвучавшие на совещании предложения. Под­робнее по этой теме вы сможете почитать в специальной лите­ратуре.

Рассмотрим еще один из деликатных моментов в деятельно­сти деловых людей. Мы слегка коснулись этой проблемы в на­чале главы — это служебный роман. Довольно часто он так или иначе затрагивает каждого, кто трудится в отделе, небольшом офисе и т.д. Есть давняя русская пословица, которую, говоря современным языком, можно сформулировать так: не заводите романов с начальством, с сослуживцами до тех пор, пока один из вас не будет готов сменить место работы.

Итак, успех фирмы, предприятия, организации тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, жела­ние и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях вашей деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда ваша реакция на любое действие, лю­бой ход оппонента, развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культу­ры поведения в данной ситуации.

Не останавливайтесь, читайте дальше:

Источник:
Правила деловой переписки
Другая важная часть делового этикета — служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивиду­ально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, кон­кретная
http://rudiplom.ru/lectures/psixologiya-delovogo-obshheniya/1034.html

Реферат на тему: Деловое общение, его особенности

Балтийская Государственная Академия Рыбопромыслового Флота

РЕФЕРАТ по дисциплине КУЛЬТУРА РЕЧИ на тему

«ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ, ЕГО ОСОБЕННОСТИ»

Выполнил: студент группы К-11 Ефимов А. Е. Научный руководитель: к.ф.н., доцент Чуксина И.Г.

Калининград 2000 План:

1.1. Введение. Понятие делового общения 1.2. Виды делового общения 2.1. Общие положения 2.2. Влияние личностных качеств на общение 2.3 Диалоговое общение 2.4. Групповые формы делового общения 2.5. Общение по телефону 3.1. Деловые беседы и переговоры. Общие положения 3.2. Этика и психология деловых бесед и переговоров 3.3. Деловой завтрак, обед, ужин 3.4. Особенности общения через переводчика 3.5. Заключение

1.1. Введение. Понятие делового общения

является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

1.2. Виды делового общения.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. К монологическим видам относятся: · Приветственная речь; · Торговая речь (реклама); · Информационная речь; · Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды: · Деловой разговор — кратковременный контакт, преимущественно на одну тему. · Деловая беседа — продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений. · Переговоры — обсуждение с целью заключения соглашения по какому — либо вопросу. · Интервью — разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения. · Дискуссия; · Совещание (собрание); · Пресс-конференция. · Контактный деловой разговор — непосредственный, «живой» диалог. · Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации. Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения — это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на: · Материальное — обмен предметами и продуктами деятельности; · Когнитивное — обмен знаниями; · Мотивационное — обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями; · Деятельностное — обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида: · Непосредственное — осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.; · Опосредованное — связанное с использованием специальных средств и орудий; · Прямое — предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения; · Косвенное — осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

Не нашли нужную работу? Закажи реферат, курсовую, диплом на заказ

Источник:
Реферат на тему: Деловое общение, его особенности
Получи5.ру — банк рефератов, курсовые работы, диплом, доклады, шпаргалки, лекции, сочинения по литературе
http://www.poluchi5.ru/010998-1.html

Служебно деловое общение

Деловое общение – такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи, т.е цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. Ограничения в поведении людей: достаточно жесткая регламентация, иерархичность построения организации (между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства), мотивация труда как условие эффективной деятельности или предприятия. Требования к речевой коммуникации: четко определенную цель своего сообщения, делайте с. понятным и доступным для восприятия разными группами работников, делайте с. по возможности краткими и сжатыми, отказ от излишней информацией, в раз. с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрирует им сигналы вашего понимания и готовности к совместными действиям.

Деловое совещание- деятельности, связанная с принятием решения группой лиц. Факторы успеха: тщательное планирование цели, состава участников, повестки дня и места проведения. Виды деловых совещаний:

· принадлежность к сфере общественной жизни ( собрания и заседания раз. пол., научные симпозиумы, семинары, конференции

· масштаб привлечения участников (меж., отраслевые, региональные, областные, городские)

· место проведения (местные, выездные)

· периодичность проведения (регулярные, постоянно действующие

· кол-во участников( в узком составе, в расширенном, представительные

Цели инструктивных совещаний: передача необходимый сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления. Цели оперативных совещаний получено информации о текущем состоянии дел. Проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

Проблемное совещание может включен мозговой штурм.

Телефонный разговор – контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное спец. тех. ср-ми общение собеседников. Особенности телефонной коммуникации: скорость передачи информации, немедленное установление связи абонентов, конфиденциальность контакта.

Невербальные средства общения: паузы, интонация, шумовой фон, быстрота снятия трубки, параллельное обращение к другому собеседнику.

Источник:
Служебно деловое общение
Деловое общение – такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи, т.е цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. Ограничения в поведении людей:
http://shpargalki.ru/news/3870.html

COMMENTS